Diese 4 Angaben muss jede Abrechnung enthalten
1Gesamtkosten je Kostenart für das ganze Haus
2Umlageschlüssel – angegeben und, wo nötig, erläutert
3Anteil des Mieters – nachvollziehbar berechnet
4Abzug der Vorauszahlungen – mit Ergebnis Nachzahlung oder Guthaben
Frist beachten: Die Abrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein. Für das Kalenderjahr 2025 also bis zum 31.12.2026 – sonst verfällt deine Nachforderung.
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Voraussetzungen
Du darfst Betriebskosten nur auf den Mieter umlegen, wenn das im Mietvertrag vereinbart ist (§ 556 Abs. 1 BGB). Ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung genügt. Sonstige Betriebskosten nach § 2 Nr. 17 BetrKV müssen dagegen einzeln benannt sein.
Der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen (§ 556 Abs. 3 BGB). Meist ist es das Kalenderjahr. Außerdem gilt das Wirtschaftlichkeitsgebot: Du darfst nur Kosten umlegen, die bei ordentlicher Bewirtschaftung angemessen sind.
Was formell drinstehen muss
Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs braucht eine Abrechnung vier Mindestangaben: die Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung der Umlageschlüssel, die Berechnung des Mieteranteils und den Abzug der Vorauszahlungen. Dazu gehören selbstverständlich Abrechnungszeitraum, Objekt und Mietpartei.
Der Unterschied ist wichtig: Fehlt eine dieser Angaben, ist die Abrechnung formell unwirksam – sie gilt als nicht erteilt, und die Frist läuft weiter. Inhaltliche Fehler (etwa ein falscher Betrag) machen die Abrechnung nicht unwirksam; sie können korrigiert werden, eine höhere Nachforderung nach Fristablauf ist aber ausgeschlossen.
Schritt für Schritt
1
Abrechnungszeitraum festlegenIn der Regel 01.01.–31.12. Höchstens zwölf Monate.
2
Kosten sammelnAlle Rechnungen und Bescheide des Zeitraums: Grundsteuer, Wasser, Müll, Versicherung, Hausstrom, Heizung usw. Nur umlagefähige Kosten, die im Mietvertrag vereinbart sind.
3
Umlageschlüssel je Kostenart wählenWas im Mietvertrag steht, gilt. Ohne Vereinbarung grundsätzlich nach Wohnfläche (§ 556a BGB); erfasster Verbrauch wird nach Verbrauch verteilt.
4
Anteil je Wohnung berechnenGesamtkosten ÷ Summe des Schlüssels × Wert der Wohnung. Bei Mieterwechsel zeitanteilig nach Tagen.
5
Heiz- und CO₂-Kosten verteilenNach Heizkostenverordnung (50–70 % nach Verbrauch) und CO₂-Stufenmodell.
6
Vorauszahlungen abziehenDie tatsächlich gezahlten Vorauszahlungen – nicht die vereinbarten Soll-Beträge.
7
Rechtzeitig zustellenMit nachweisbarem Zugang, z. B. per Einwurf-Einschreiben oder Bote, und ausreichend Puffer vor Fristende.
Rechenbeispiel
Mehrfamilienhaus mit 412 m² Wohnfläche und 12 Bewohnern. Die Wohnung im 1. OG links hat 68 m², dort wohnen 2 Personen. Die Mieter haben 12 × 170 € vorausgezahlt.
Mieterwechsel und Leerstand
Zieht ein Mieter während des Jahres aus, werden die Kosten zeitanteilig nach Tagen aufgeteilt; verbrauchsabhängige Kosten nach den Zählerständen beim Wechsel (Zwischenablesung). Steht eine Wohnung leer, trägt der Vermieter deren Anteil – Leerstandskosten dürfen nicht auf die anderen Mieter verteilt werden.
Die häufigsten Fehler
✕Nicht umlagefähige Kosten wie Verwaltung, Reparaturen oder Kontoführung abgerechnet. Was umlagefähig ist →
✕Soll- statt Ist-Vorauszahlungen abgezogen.
✕Umlageschlüssel nicht angegeben oder abweichend vom Mietvertrag.
✕Leerstand auf die übrigen Mieter verteilt.
✕Frist verpasst – oder Zugang nicht beweisbar.
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Häufige Fragen
Wie oft muss ich eine Nebenkostenabrechnung erstellen?
Jährlich, wenn Vorauszahlungen vereinbart sind (§ 556 Abs. 3 BGB). Der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate betragen.
Darf ich die Abrechnung per E-Mail schicken?
Das Gesetz schreibt keine bestimmte Form vor; üblich sind Brief oder E-Mail mit PDF. Entscheidend ist, dass du den rechtzeitigen Zugang beim Mieter beweisen kannst.
Wann muss der Mieter die Nachzahlung leisten?
Die Nachzahlung wird mit Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung fällig. In der Praxis wird dem Mieter eine angemessene Prüffrist von etwa 30 Tagen zugestanden.
Darf der Mieter die Belege sehen?
Ja. Der Mieter hat ein Recht auf Belegeinsicht, in der Regel in die Originalbelege beim Vermieter. Bewahre Rechnungen und Bescheide deshalb geordnet auf.
Was passiert, wenn ich keine Abrechnung erstelle?
Nach Fristablauf kannst du keine Nachzahlung mehr verlangen. Ein Guthaben des Mieters musst du trotzdem auszahlen, und der Mieter kann laufende Vorauszahlungen zurückhalten, bis die Abrechnung vorliegt.
Hinweis: Dieser Ratgeber gibt die Rechtslage in Deutschland mit Stand 17. Oktober 2026 allgemein wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Im Streitfall helfen Haus & Grund, ein Mieterverein oder eine Fachanwältin für Mietrecht.